集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部郵件管理規(guī)范

第一、可以增加企業(yè)形象宣傳力度，如果公司日常對外聯(lián)系中出現(xiàn)的是類似abc@public.hk.cn或abc@163.net之類的免費信箱，則會大大降低集團(tuán)的規(guī)?；?guī)范化的企業(yè)形象。在企業(yè)經(jīng)營中，都想通過各種方式來宣傳自己的品牌和形象，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)及Internet日益普及的網(wǎng)絡(luò)時代，電子郵件將成為塑造企業(yè)CI和進(jìn)行市場營銷的一把利劍。對于一家注重自身形象的公司而言，應(yīng)該使用自己專用的電子郵件系統(tǒng)即name@企業(yè)域名來統(tǒng)一形象。

第二、Email作為工作的日常工具能為企業(yè)快速、高效的進(jìn)行信息傳遞或數(shù)據(jù)的交換。在集團(tuán)目前各地分公司的擴(kuò)建和人員分布上，地域分布遠(yuǎn)，各單位和部門之間橫向和縱向聯(lián)系中，這點尤為突出。

第三、在日常的營銷業(yè)務(wù)往來中，電子郵件也是非常有用的營銷工具。充分巧妙地使用電子郵件，對于集團(tuán)業(yè)務(wù)向廣度和深度發(fā)展都極為有益。

第四、電子郵件由于方便快捷，可以使雙方的溝通更加直接，可有效降低經(jīng)營成本，電子郵件與傳統(tǒng)郵件、電話、傳真相比，不僅速度快，而且價格便宜，如果涉及到國際范圍，E-mail的價格優(yōu)勢更加明顯。電子郵件還具有傳統(tǒng)所沒有的多種附加功能。例如，通過郵件列表，發(fā)給上萬人只需一兩分鐘和一兩塊錢；而且，電子郵件圖文并茂，現(xiàn)在又有各種如語音技術(shù)等新技術(shù)在不斷出現(xiàn)，其內(nèi)容的豐富性是任何一種傳統(tǒng)手段都無法比擬的。

我們必須要注意到的是在電子郵件給企業(yè)帶來種種便利的同時，現(xiàn)在國內(nèi)外因電子郵件公文的泄密、歸檔郵件可作為法律證據(jù)、內(nèi)部員工有可能利用公司郵箱傳播不利信息、業(yè)務(wù)往來郵件用個人郵箱聯(lián)系公司無法備案備查等問題如果沒有重視起來，也將會是公司發(fā)展中的重大隱患。

目前各分公司內(nèi)部與外部聯(lián)系溝通中， 基本是各自為戰(zhàn)，郵件服務(wù)器的搭建與應(yīng)用各不相同，彼此之間的聯(lián)系比較松散，沒有形成集中管理充分利用，在公司日常經(jīng)營和發(fā)展中沒有起到應(yīng)有的保駕護(hù)航的作用，反而浪費了人力資源和物力成本，加大了公司的經(jīng)營成本。

考慮到集團(tuán)目前各分公司分布比較遠(yuǎn)及以后的擴(kuò)展需要，集團(tuán)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃集中管理郵件服務(wù)器的應(yīng)用和管理。在保障各分公司郵箱域名不變的前提下，利用搭建在集團(tuán)總部的郵件服務(wù)器，實現(xiàn)對公業(yè)務(wù)的所有郵件往來信息順暢到達(dá)。

在新搭建的郵件服務(wù)器系統(tǒng)中各分公司指定專人只負(fù)責(zé)本公司內(nèi)部的郵箱賬戶的添加、刪除、權(quán)限管理，從而減輕各分公司網(wǎng)管人員的工作量和任務(wù)，而不用負(fù)責(zé)郵件服務(wù)器維護(hù)，集團(tuán)信息中心指定專人負(fù)責(zé)郵件服務(wù)器的維護(hù)和管理，這樣更加有效地保障了郵件服務(wù)器的安全和穩(wěn)定。

為了使分公司的郵件專管員配合系統(tǒng)管理員更好的使內(nèi)部員工有效合理的使用電子郵件，集團(tuán)郵件服務(wù)器系統(tǒng)管理員會對分公司的郵件專管員進(jìn)行一對一的視頻或遠(yuǎn)程培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括：用戶管理、用戶組管理、域公告管理、域網(wǎng)絡(luò)硬盤管理、域?qū)徍?、域監(jiān)控、域過濾、outlook/foxmail設(shè)置方法等。分公司的域管理員通過人事及時添加刪除郵件賬號（建議離職員工的郵箱不要立即刪除，改為取消郵箱服務(wù)，但是保留一定時間，已被郵件再利用）。各分公司內(nèi)部人員如果反應(yīng)郵件使用中有問題，可由集團(tuán)郵件管理員配合組織人員做郵件使用培訓(xùn)。

集團(tuán)設(shè)立郵件應(yīng)用反饋接口，員工在使用郵件過程中出現(xiàn)問題，先找域管理員，由域管理員把詳細(xì)情況反映給集團(tuán)郵件服務(wù)器系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員會在當(dāng)天響應(yīng)并盡快解決問題。（域管理員需要了解到的情況有：收件人和發(fā)件人的郵箱賬號、出錯時間，問題說明。）

由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理郵件備份和郵件歸檔，如因誤刪除郵件或想查詢個人從服務(wù)器上已刪除的郵件，將情況反映給系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)查找。

為了使集團(tuán)的信息數(shù)據(jù)更加安全可靠和高效，對公業(yè)務(wù)的所有通信往來建議盡量使用電子郵件來傳輸。

附：

企業(yè)郵件系統(tǒng)管理規(guī)定

總則

• 第一條：隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，電子郵件已逐步成為人們進(jìn)行信息交流和親友感情聯(lián)絡(luò)的主要工具。為加強(qiáng)企業(yè)形象宣傳，提高郵件傳輸?shù)目煽啃院桶踩裕浞掷没ヂ?lián)網(wǎng)提供的便利，提高效率，節(jié)省費用，逐步提高公司內(nèi)部的信息化應(yīng)用水平，特制定本規(guī)定。
• 第二條：本規(guī)定是依據(jù)《xxxxxx有限公司計算機(jī)信息系統(tǒng)管理條例》而制定。
• 第三條：本規(guī)定所指的企業(yè)郵件系統(tǒng)，是指由信息管理部建設(shè)并實施管理的xxxx自有的郵件系統(tǒng)，不包括員工使用的各種免費郵箱和其它郵件系統(tǒng)。
• 第四條：本規(guī)定適用于xxxxxx有限公司全體員工。

使用

• 第五條：公司鼓勵和提倡各部門、各下屬單位及員工采用電子郵件進(jìn)行內(nèi)外交流。公司員工或部門以電子郵件對外聯(lián)系時必須使用本公司提供的、以公司域名為后綴(如：xxx@aaa.com)的郵件服務(wù)，公司對員工信箱進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。在公司畫冊、職員名片及公司其它對外宣傳資料上都統(tǒng)一標(biāo)注以本公司域名為后綴的郵件地址，不得標(biāo)注其它的郵箱。
• 第六條：電子郵件傳送是發(fā)信人與收信人之間的信息的傳送。公司尊重用戶個人隱私權(quán)，所以，公司不會公開、透露或修改用戶郵箱內(nèi)的郵件內(nèi)容，除非在法律許可、要求或用戶違反服務(wù)條款的情況下。
• 第七條：公司各部門、各下屬單位及員工個人根據(jù)工作需要，可依照電子郵箱申請流程，申請開通電子郵箱服務(wù)。用戶必須完全遵守本郵件管理制度并完成申請注冊程序，才能成為公司郵件系統(tǒng)的用戶，使用公司郵件服務(wù)。
• 第八條：電子郵箱的基本命名規(guī)則由信息管理部制定，如有重名等情況，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
• 第九條：當(dāng)用戶所在部門、職位發(fā)生變化時，由人力資源部提供更新信息給信息管理部進(jìn)行更改。
• 第十條：當(dāng)員工不再為本公司服務(wù),由人力資源部通知信息管理部，將該員工的郵件賬戶刪除；或員工不使用公司提供的郵件服務(wù)超過六個月，信息管理部也將用戶的郵件賬戶刪除，包括用戶注冊的個人資料及郵件里所有的電子郵件。公司不對此承擔(dān)任何責(zé)任，而由此引起的損失及責(zé)任由員工自行承擔(dān)。
• 第十一條：員工須定期接收郵件，凡屬公司業(yè)務(wù)往來的郵件，須回復(fù)確認(rèn)，否則視為未接收郵件，由此造成的損失及責(zé)任由員工自行承擔(dān)。
• 第十二條：如因協(xié)同工作需要，公司上級可以要求下級郵箱設(shè)置自動轉(zhuǎn)發(fā)，或?qū)⒆约盒畔渥詣愚D(zhuǎn)發(fā)他人。

責(zé)任

• 第十三條：員工經(jīng)申請并獲批準(zhǔn)取得公司郵局的郵件賬戶后，自行承擔(dān)傳輸內(nèi)容的法律責(zé)任。
• 第十四條：取得使用權(quán)的用戶必須遵循以下主要條款：

從中國境內(nèi)向外傳送資料時須符合中國有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定；

不得泄露公司機(jī)密；

不得使用郵件服務(wù)作非法用途；

核對郵箱的個人資料，如有變動，須及時更新；

遵守互聯(lián)網(wǎng)道德規(guī)范；

若用戶的行為違反有關(guān)規(guī)定，公司將作出獨立判斷，并有權(quán)立即取消該用戶的服務(wù)帳號。情況嚴(yán)重的，依法追究民事或刑事責(zé)任。

• 第十五條：員工信箱開通后，將得到一個密碼和賬號。用戶應(yīng)對賬號和密碼安全負(fù)全部責(zé)任。同時，每個用戶都要對其信箱內(nèi)的所有郵件、程序負(fù)全責(zé)。員工須經(jīng)常改變信箱密碼以防信箱被他人盜用。
• 第十六條：員工不得自行把自己的賬號提供給他人使用，并承諾負(fù)責(zé)支付由于用戶違反服務(wù)條款引起損失及相關(guān)費用，承擔(dān)其他人使用用戶的電腦、賬號的情況下而發(fā)生的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。若發(fā)現(xiàn)有任何非法使用自己的賬號或存在安全漏洞的情況，應(yīng)立即通知公司郵件管理系統(tǒng)的維護(hù)人員。

附則

• 第十七條：xxxx企業(yè)郵件系統(tǒng)的監(jiān)督權(quán)、管理權(quán)和最終解釋權(quán)歸公司信息管理部所有，總部各職能部門、大區(qū)、分公司、辦事處配合工作。
• 第十八條：所有發(fā)給員工的通告都可通過電子郵件或常規(guī)的信件傳送。服務(wù)條款的修改、服務(wù)變更、或其它重要事項均將以此形式進(jìn)行。
• 第十九條：本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。

附件：

xxxx電子郵箱申請流程

一. 總公司

總公司員工申請電子郵箱，在本部門助理處領(lǐng)取并填寫公司標(biāo)準(zhǔn)的《申請報告》，填寫所屬部門、職務(wù)、聯(lián)系電話等基本信息后，由本部門負(fù)責(zé)人簽字，將申請報告交到信息管理部部門助理處，辦理有關(guān)開通賬號事宜。

二. 分公司

分公司員工申請電子郵箱，由分公司行政人事部門辦理。

分公司員工向分公司行政人事部提出申請，填寫《申請報告》，填寫所屬部門、職務(wù)、聯(lián)系電話等基本信息后，經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，傳真或E-MAIL（it***@aaa.com）至總公司信息管理部，賬號開通后，信息管理部將相關(guān)信息通知至分公司行政人事部門，分公司行政人事部門再為該員工進(jìn)行開通事宜。