讓郵件系統(tǒng)辦公井然有序
在大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息交流量陡增、次數(shù)頻繁,在各種系統(tǒng)增多、信息錯綜復(fù)雜的情勢下,亟需強(qiáng)力整合、有序管理,這樣才能極大地提高辦公效率。郵件系統(tǒng)不但是內(nèi)外交流的日常工具,而且可作為公司的資料庫和檔案館,同時(shí)在整合性和管理上也發(fā)揮著重要作用。不妨以業(yè)界知名的服務(wù)商JDMail金笛為例來說說。
JDMail金笛郵件系統(tǒng)首先對于梳理和整合內(nèi)部系統(tǒng)來說,它帶來的便利性表現(xiàn)在:
集成Ldap用戶認(rèn)證,可以單點(diǎn)登錄使用一個用戶身份統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)行動,在web頁面能夠建立起從郵箱快速切換登錄到不同辦公系統(tǒng)的鏈接入口,工程師們與時(shí)俱進(jìn)不斷開發(fā)新的API,實(shí)現(xiàn)與不同類型不同平臺無縫對接、兼容并蓄
;
而在對外方面,JDMail金笛也有很好的適應(yīng)性:
1.JDMail金笛可以廣泛對接諸多國內(nèi)外知名品牌主流郵件系統(tǒng)。
2.其他品牌郵件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移到JDMail金笛中,非??旖?,而且是徹底干凈整體遷移。
3.在JDMail金笛的web郵箱中,用戶可以設(shè)置接收其他服務(wù)商如QQ、網(wǎng)易、新浪的郵箱動態(tài)。
4.移動互聯(lián)網(wǎng)用戶可以在手機(jī)微信上就實(shí)時(shí)監(jiān)測到自己郵箱的變化,并且在微信上完成郵件閱讀處理工作。
5.JDMail金笛建立了標(biāo)準(zhǔn)、獨(dú)立的接口,外部用戶也可以通過接口及自身的認(rèn)證系統(tǒng)獨(dú)立使用郵件系統(tǒng)。
6.JDMail金笛工程師可以根據(jù)客戶的需求,提供量身定制的二次開發(fā)方案,實(shí)現(xiàn)與短信系統(tǒng)的整合,以及與SNS社區(qū)、博客、論壇、數(shù)字圖書館等協(xié)調(diào)整合,用戶可以隨時(shí)將相關(guān)內(nèi)容調(diào)入郵件編輯界面,進(jìn)行郵件的收發(fā)編寫等操作。
依托JDMail金笛郵件系統(tǒng),管理員也可以很方便的對員工進(jìn)行管理,這個管理的邏輯是基于:每個郵箱賬號對應(yīng)于一位員工,而員工大部分公務(wù)活動都將通過郵件系統(tǒng)這個載體進(jìn)行,我們對所有員工或特定員工的操作,就相當(dāng)于對其權(quán)利或商務(wù)活動做限制。JDMail金笛對員工的管理體現(xiàn)在以下幾方面:
1、當(dāng)新員工入職時(shí),可以將申請郵箱的權(quán)利賦予該員工,由管理員在后臺審核,員工根據(jù)公司組織結(jié)構(gòu)圖,自動劃分入某個域和具體部門,并指定部門負(fù)責(zé)人對該部門員工操作。
2、管理員根據(jù)該員工的層級和業(yè)務(wù)性質(zhì),對其擁有的權(quán)利作出規(guī)定,比如他該擁有多少郵箱空間?他是否具備對外通訊的權(quán)利?需要對其通信頻率限制嗎?需要限制他在指定IP段、主機(jī)上登錄嗎?當(dāng)他的層級提升至高階管理層時(shí),是否需要賦予其郵件收發(fā)優(yōu)先權(quán)?
3、管理員可以在系統(tǒng)后臺用關(guān)鍵詞組合或設(shè)定規(guī)則,實(shí)時(shí)偵測郵件動態(tài),一旦發(fā)現(xiàn)有泄露資料等情況,就及時(shí)攔截通信,采取措施終止某賬號的使用。
4、JDMail金笛會自動收集退信、被拒信息生成報(bào)表,幫助管理員及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常排除隱患;自動統(tǒng)計(jì)下屬分公司終端用戶的相關(guān)數(shù)據(jù),有利于管理員調(diào)整部署,購置或配備設(shè)備給通信吃緊的部門,將閑置部門的資源重新分配出來;可以清晰的查看日志,可以準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)出某天或者某段時(shí)間內(nèi),某個帳號使用情況,如訪問郵件系統(tǒng)情況、登錄的IP地址等相關(guān)操作。
5、對于離職的員工,首先可以用“郵件頭翻譯”無痕跡的接管其賬號,過渡到由部門統(tǒng)一對外發(fā)布信息。
6、為保護(hù)公司信息安全,管理員可以在后臺開啟強(qiáng)密碼驗(yàn)證功能,強(qiáng)制要求其更改為密碼復(fù)雜程度高,破譯難度強(qiáng)的密碼;管理員可以在郵件發(fā)送源頭即給每個IP頒發(fā)一個“認(rèn)證”,杜絕造偽可能性……
這就是“懂管理”辦公專家——JDMail金笛郵件系統(tǒng),引入它,就是多了一位管理專家,一位安全衛(wèi)士,能夠讓你的辦公室打理得井然有序。