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讓郵件系統(tǒng)辦公井然有序

在大數(shù)據(jù)時代,信息交流量陡增、次數(shù)頻繁,在各種系統(tǒng)增多、信息錯綜復雜的情勢下,亟需強力整合、有序管理,這樣才能極大地提高辦公效率。郵件系統(tǒng)不但是內(nèi)外交流的日常工具,而且可作為公司的資料庫和檔案館,同時在整合性和管理上也發(fā)揮著重要作用。不妨以業(yè)界知名的服務商JDMail金笛為例來說說。

JDMail金笛郵件系統(tǒng)首先對于梳理和整合內(nèi)部系統(tǒng)來說,它帶來的便利性表現(xiàn)在:

集成Ldap用戶認證,可以單點登錄使用一個用戶身份統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)行動,在web頁面能夠建立起從郵箱快速切換登錄到不同辦公系統(tǒng)的鏈接入口,工程師們與時俱進不斷開發(fā)新的API,實現(xiàn)與不同類型不同平臺無縫對接、兼容并蓄

而在對外方面,JDMail金笛也有很好的適應性:

1.JDMail金笛可以廣泛對接諸多國內(nèi)外知名品牌主流郵件系統(tǒng)。

2.其他品牌郵件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移到JDMail金笛中,非常快捷,而且是徹底干凈整體遷移。

3.在JDMail金笛的web郵箱中,用戶可以設置接收其他服務商如QQ、網(wǎng)易、新浪的郵箱動態(tài)。

4.移動互聯(lián)網(wǎng)用戶可以在手機微信上就實時監(jiān)測到自己郵箱的變化,并且在微信上完成郵件閱讀處理工作。

5.JDMail金笛建立了標準、獨立的接口,外部用戶也可以通過接口及自身的認證系統(tǒng)獨立使用郵件系統(tǒng)。

6.JDMail金笛工程師可以根據(jù)客戶的需求,提供量身定制的二次開發(fā)方案,實現(xiàn)與短信系統(tǒng)的整合,以及與SNS社區(qū)、博客、論壇、數(shù)字圖書館等協(xié)調(diào)整合,用戶可以隨時將相關內(nèi)容調(diào)入郵件編輯界面,進行郵件的收發(fā)編寫等操作。

依托JDMail金笛郵件系統(tǒng),管理員也可以很方便的對員工進行管理,這個管理的邏輯是基于:每個郵箱賬號對應于一位員工,而員工大部分公務活動都將通過郵件系統(tǒng)這個載體進行,我們對所有員工或特定員工的操作,就相當于對其權利或商務活動做限制。JDMail金笛對員工的管理體現(xiàn)在以下幾方面:

1、當新員工入職時,可以將申請郵箱的權利賦予該員工,由管理員在后臺審核,員工根據(jù)公司組織結構圖,自動劃分入某個域和具體部門,并指定部門負責人對該部門員工操作。

2、管理員根據(jù)該員工的層級和業(yè)務性質(zhì),對其擁有的權利作出規(guī)定,比如他該擁有多少郵箱空間?他是否具備對外通訊的權利?需要對其通信頻率限制嗎?需要限制他在指定IP段、主機上登錄嗎?當他的層級提升至高階管理層時,是否需要賦予其郵件收發(fā)優(yōu)先權?

3、管理員可以在系統(tǒng)后臺用關鍵詞組合或設定規(guī)則,實時偵測郵件動態(tài),一旦發(fā)現(xiàn)有泄露資料等情況,就及時攔截通信,采取措施終止某賬號的使用。

4、JDMail金笛會自動收集退信、被拒信息生成報表,幫助管理員及時發(fā)現(xiàn)異常排除隱患;自動統(tǒng)計下屬分公司終端用戶的相關數(shù)據(jù),有利于管理員調(diào)整部署,購置或配備設備給通信吃緊的部門,將閑置部門的資源重新分配出來;可以清晰的查看日志,可以準確的統(tǒng)計出某天或者某段時間內(nèi),某個帳號使用情況,如訪問郵件系統(tǒng)情況、登錄的IP地址等相關操作。

5、對于離職的員工,首先可以用“郵件頭翻譯”無痕跡的接管其賬號,過渡到由部門統(tǒng)一對外發(fā)布信息。

6、為保護公司信息安全,管理員可以在后臺開啟強密碼驗證功能,強制要求其更改為密碼復雜程度高,破譯難度強的密碼;管理員可以在郵件發(fā)送源頭即給每個IP頒發(fā)一個“認證”,杜絕造偽可能性……

這就是“懂管理”辦公專家——JDMail金笛郵件系統(tǒng),引入它,就是多了一位管理專家,一位安全衛(wèi)士,能夠讓你的辦公室打理得井然有序。

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