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即時(shí)通訊軟件會(huì)取代電子郵件嗎

19世紀(jì)70年代,電子郵件誕生,但由于Arpanet網(wǎng)絡(luò)生態(tài)的限制,直到八九十年代互聯(lián)網(wǎng)的興起才被廣為流傳。在同世紀(jì)的90年代,即時(shí)通訊軟件產(chǎn)品”ICQ”在三個(gè)以色列青年的手上誕生,2年后ICQ注冊(cè)用戶達(dá)到1200萬(據(jù)記載,最早的即時(shí)通訊形式是柏拉圖系統(tǒng),在1970年早期)。至今,電子郵件和即時(shí)通訊被廣泛應(yīng)用于各種生活場景,在企業(yè)中更是起著不可或缺的作用。

電子郵件

常見的電子郵件有Gmail、Hotmail等,工作中多用于內(nèi)容確認(rèn)、通知等場景,電子郵件具有正式得體、內(nèi)容條理清晰和記錄可查等特點(diǎn)。

郵件是一種較有儀式感的信息傳遞形式,盡管郵件內(nèi)容不盡相同,但整體格局、元素和風(fēng)格等內(nèi)容幾乎都被一致認(rèn)可,也可以稱之為”規(guī)矩”,郵件從而顯得正式且得體。

對(duì)信件來說,不管寫信還是讀信,文字內(nèi)容一定是分量最重的,電子郵件也一樣。加上電子郵件沒辦法做到信件一樣半道攔截銷毀再重寫,所以電子郵件的”發(fā)送”顯得額外的重要,因此在郵件編寫過程中,對(duì)內(nèi)容的編寫通常都會(huì)比較嚴(yán)謹(jǐn)且認(rèn)真,從而使郵件本身內(nèi)容更出彩。而且郵件秉承著永久保存的特點(diǎn),在工作中如果出現(xiàn)的意見沖突或扯皮的情況,可以通過查郵件內(nèi)容來定責(zé)或指引工作。

即時(shí)通訊軟件

即時(shí)通訊最重要的特性是”即時(shí)”,在工作中能將溝通的信息快速、準(zhǔn)確、安全的傳達(dá),而且提醒及時(shí),最大程度的提高溝通的效率。即時(shí)通訊軟件可以同時(shí)打開多個(gè)窗口且可以通過點(diǎn)擊、快捷鍵進(jìn)行快速窗口切換,實(shí)現(xiàn)多任務(wù)作業(yè)的效果,一定程度上提高溝通效率和降低溝通成本。

即時(shí)通訊軟件聊天界面

隨著企業(yè)需求的不斷變更和調(diào)整,即時(shí)通訊軟件也逐漸擁有更強(qiáng)大的功能和體驗(yàn)?,F(xiàn)在的即時(shí)通訊軟件除了核心的溝通能力,還有許多實(shí)用能力,例如廣播消息、聊天記錄永久保存、審計(jì)追查等。

當(dāng)前大環(huán)境下的即時(shí)通訊軟件還擁有另一種能力–應(yīng)用集成。因?yàn)槠髽I(yè)的業(yè)務(wù)很多,所以可用到的應(yīng)用類型和數(shù)量也并不少,為了提高企業(yè)工作效率,即時(shí)通訊可以將其他應(yīng)用入口集成到一起,實(shí)現(xiàn)企業(yè)門戶的效果,從而提高即時(shí)通訊的可用性,但更重要的還是提高使用者的工作效率。

龍笛即時(shí)通訊軟件應(yīng)用集成

各司其職更好的輔助工作

結(jié)合上述內(nèi)容,我們看下電子郵件和即時(shí)通訊在真實(shí)工作場景中是怎么用的。

1.即時(shí)通訊場景,例如日常溝通、通知;平時(shí)交流的時(shí)候即時(shí)通訊軟件可以快速打開聊天窗口輸入信息,很快的開展或者完成一次溝通,相比寫郵件來的快且方便;而通知?jiǎng)t可以通過即時(shí)通訊的廣播消息、群組會(huì)話等方式第一時(shí)間提醒成員閱讀,能更好地保障通知的時(shí)效;

2.電子郵件場景,例如匯報(bào)、任務(wù)調(diào)配;通常匯報(bào)內(nèi)容是嚴(yán)謹(jǐn)且正式的,當(dāng)然是通過郵件方式進(jìn)行;任務(wù)調(diào)配或者確認(rèn)工作的相關(guān)內(nèi)容建議也是通過郵件進(jìn)行,因?yàn)槊恳环忄]件都有一個(gè)主題且郵件內(nèi)容較為清晰明確,可以很好的避免后期雙方爭執(zhí)或扯皮的情況;

3.結(jié)合場景,例如休假請(qǐng)示;某些情況下我們?cè)诎l(fā)郵件之前是需要先進(jìn)行一些溝通的,例如向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假,需要先溝通確認(rèn)再以正式的郵件申請(qǐng),像這樣郵件前的溝通就建議用即時(shí)通訊,否則以郵件的形式來回幾次的溝通,可能都過了需要休假的時(shí)間。

綜合來說,即時(shí)通訊軟件是”多功能和效率”,電子郵件是”正式和嚴(yán)謹(jǐn)”,可用性沒有前后之分,它們都是工作的”利器”。合適的工作場景用合適的工具,各司其職才能更好的輔助工作。

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