即時(shí)通訊軟件會(huì)取代電子郵件嗎？

電子郵件

常見的電子郵件有Gmail、Hotmail等，工作中多用于內(nèi)容確認(rèn)、通知等場景，電子郵件具有正式得體、內(nèi)容條理清晰和記錄可查等特點(diǎn)。

郵件是一種較有儀式感的信息傳遞形式，盡管郵件內(nèi)容不盡相同，但整體格局、元素和風(fēng)格等內(nèi)容幾乎都被一致認(rèn)可，也可以稱之為”規(guī)矩”，郵件從而顯得正式且得體。

對信件來說，不管寫信還是讀信，文字內(nèi)容一定是分量最重的，電子郵件也一樣。加上電子郵件沒辦法做到信件一樣半道攔截銷毀再重寫，所以電子郵件的”發(fā)送”顯得額外的重要，因此在郵件編寫過程中，對內(nèi)容的編寫通常都會(huì)比較嚴(yán)謹(jǐn)且認(rèn)真，從而使郵件本身內(nèi)容更出彩。而且郵件秉承著永久保存的特點(diǎn)，在工作中如果出現(xiàn)的意見沖突或扯皮的情況，可以通過查郵件內(nèi)容來定責(zé)或指引工作。

即時(shí)通訊軟件

常見的即時(shí)通訊軟件有龍笛即時(shí)通、Skype等，即時(shí)通訊最重要的特性是”即時(shí)”，在工作中能將溝通的信息快速、準(zhǔn)確、安全地傳達(dá)，而且提醒及時(shí)，最大程度的提高溝通的效率。即時(shí)通訊軟件可以同時(shí)打開多個(gè)窗口且可以通過點(diǎn)擊、快捷鍵進(jìn)行快速窗口切換，實(shí)現(xiàn)多任務(wù)作業(yè)的效果，一定程度上提高溝通效率和降低溝通成本。

龍笛即時(shí)通訊軟件聊天界面
隨著企業(yè)需求的不斷變更和調(diào)整，即時(shí)通訊軟件也逐漸擁有更強(qiáng)大的功能和體驗(yàn)。現(xiàn)在的即時(shí)通訊軟件除了核心的溝通能力，還有許多實(shí)用能力，例如廣播消息、聊天記錄永久保存、審計(jì)追查等。

當(dāng)前大環(huán)境下的即時(shí)通訊軟件還擁有另一種能力–應(yīng)用集成。因?yàn)槠髽I(yè)的業(yè)務(wù)很多，所以可用到的應(yīng)用類型和數(shù)量也并不少，為了提高企業(yè)工作效率，即時(shí)通訊可以將其他應(yīng)用入口集成到一起，實(shí)現(xiàn)企業(yè)門戶的效果，從而提高即時(shí)通訊的可用性，但更重要的還是提高使用者的工作效率。

龍笛即時(shí)通訊軟件應(yīng)用集成
各司其職更好的輔助工作

結(jié)合上述內(nèi)容，我們看下電子郵件和即時(shí)通訊在真實(shí)工作場景中是怎么用的。

1.即時(shí)通訊場景，例如日常溝通、通知；平時(shí)交流的時(shí)候即時(shí)通訊軟件可以快速打開聊天窗口輸入信息，很快地開展或者完成一次溝通，相比寫郵件來得快且方便；而通知?jiǎng)t可以通過即時(shí)通訊的廣播消息、群組會(huì)話等方式第一時(shí)間提醒成員閱讀，能更好地保障通知的時(shí)效；

2.電子郵件場景，例如匯報(bào)、任務(wù)調(diào)配；通常匯報(bào)內(nèi)容是嚴(yán)謹(jǐn)且正式的，當(dāng)然是通過郵件方式進(jìn)行；任務(wù)調(diào)配或者確認(rèn)工作的相關(guān)內(nèi)容建議也是通過郵件進(jìn)行，因?yàn)槊恳环忄]件都有一個(gè)主題且郵件內(nèi)容較為清晰明確，可以很好地避免后期雙方爭執(zhí)或扯皮的情況；

3.結(jié)合場景，例如休假請示；某些情況下我們在發(fā)郵件之前是需要先進(jìn)行一些溝通的，例如向領(lǐng)導(dǎo)請假，需要先溝通確認(rèn)再以正式的郵件申請，像這樣郵件前的溝通就建議用即時(shí)通訊，否則以郵件的形式來回幾次的溝通，可能都過了需要休假的時(shí)間。

綜合來說，即時(shí)通訊軟件是”多功能和效率”，電子郵件是”正式和嚴(yán)謹(jǐn)”，可用性沒有前后之分，它們都是工作的”利器”。合適的工作場景用合適的工具，各司其職才能更好的輔助工作。